Оптимизация бизнес процессов

Проектирование бизнес процессов

   На начальном этапе  создания информационных систем  нами проводится изучение и анализ  деятельности организации Заказчика с целью  систематизации информации о её структуре и бизнес-процессах, подлежащих автоматизации.  В компании «ДИАВЕР» для этой работы применяется описанная ниже  последовательность этапов к описанию и проектированию бизнес процессов организации Заказчика  в не зависимости от области ее деятельности и дальнейших методов оптимизации.

Обследование общих закономерностей функционирования организации

На этом этапе описывается   структура компании  (организации) Заказчика и общие закономерности ее деятельности. Для реализации этого этапа мы проводим анкетирование экспертов Заказчика по разработанной в «ДИАВЕР» для этого этапа анкете.

В результате работ по данному этапу готовится Положение о классификации бизнес-процессов, которые   отражают верхний (концептуальный) уровень деления бизнес-процессов. Проводится классификация  бизнес-процессов организации Заказчика на основные, обеспечивающие, развития и управления.

Основные бизнес-процессы – непосредственно ориентированы на получение конечного результата, представляющего ценность для Заказчика.

Обеспечивающие бизнес-процессы – вспомогательные бизнес-процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных процессов.

Бизнес-процессы управления – это бизнес-процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне текущих действий и бизнес-системы в целом.

Бизнес-процессы развития – процессы совершенствования, освоения новых функциональных возможностей, а также инновации.

Детальное обследование бизнес-процессов

На этом этапе совместно со специалистами Заказчика проводится детальный анализ деятельности организации для полного  описания действующих бизнес процессов и  описания  подробной схемы существующих информационных и документарных потоков.

В результате работ на этом этапе готовятся следующие описания:

  • схема организационной структуры организации Заказчика (необходима для понимания структуры организации; описывает формальные отношения между подразделениями с учетом их иерархии)
  • иерархическая схема бизнес-процессов, включающая описание компонентов, входящих в родительские бизнес-процессы
  • схема документооборота (последовательность рабочих инструкций и каналов движения документов)
  • перечень имеющихся регламентов и инструкций, нормализующих выполнение бизнес процессов и реализацию документооборота.

Детальное моделирование и оптимизация бизнес-процессов

Детальное моделирование ключевых бизнес-процессов  выполняется с целью наглядного представления о деятельности организации Заказчика и как основа для оптимизации или реинжиниринга существующих бизнес процессов.

По опыту работы «ДИАВЕР» детальная модель бизнес-процессов  должна включать:

  • набор прецедентов отражающих возможные варианты выполнения бизнес-процессов — модель«As Is»;
  • диаграммы действий, детально описывающие последовательность выполнения бизнес-процессов;
  • диаграммы взаимодействия, отражающие схемы документооборота;
  • подготовку предложений по оптимизации бизнес процессов (структура прецедентов, отражающих возможные варианты оптимизации бизнес-процессов – модель «To Be»)

Для анализа и построения моделей бизнес процессов  мы используем современные средства моделирования: Rational Rose, BPwin, Enterprise Architect и Business Studio. Данные case-средства используются  предпочтительно в нотации BPMN 2, что на настоящий момент обеспечивает более наглядное представление взаимосвязей между различными бизнес процессами.

Подход «ДИАВЕР» заключается в том, что разработанные модели должны быть согласованы с ведущими специалистами организации Заказчика, обладающими необходимыми знаниями по предметной области.

Что дают результаты моделирование бизнес процессов Заказчику?

  • Возможность оценить текущее состояние схемы бизнес процессов и варианты их оптимизации.
  • Для руководителей верхнего уровня:
    • возможность скорректировать систему управления на основе представленных моделей бизнес-процессов;
    • провести четкое разграничение  ответственности и полномочий между  руководителями подразделений организации в рамках бизнес-процессов.
  • Для руководителей среднего звена
    • скорректировать или разработать нормативные документы, регламентирующие бизнес-процессы;
    • провести обучение персонала по вопросам, связанным с участием в реализации бизнес-процессов.