Планирование и контроль организационно-управленческих процедур

Планирование и контроль организационно-управленческих процедур, обеспечивающих исполнение обязательств Заказчика системы по бюджетному финансированию НИОКР осуществляется с использованием функционала компонента «Автоматизированная подготовка «Плана-графика закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд на 20__ финансовый год».

Автоматизированная подготовка «Плана-графика закупок»

При этом обеспечивается автоматизированная подготовка «Плана-графика закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд на 20__ финансовый год»  в соответствии с требованиями и формой, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 05.06.2015 № 553 и обеспечение перевода плана в структурированный вид для размещения в Единой информационной системе в сфере закупок (на Официальном сайте Российской Федерации в сети Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг).

Функции

Формирование плана-графика в структурированном виде для загрузки на сайт zakupki.gov.ru
Результат выгрузки Плана-графика в XML формате будет располагаться в файле «План-график_2015_11_17.xml», расположенном в папке Export.

Название файла формируется с указанием текущей даты выгрузки, а если было несколько попыток выгрузки за текущую дату, то в названии файла после даты указывается номер выгрузки.

_Fc00020-034-1  Форма  Карточка объекта Товары работы услуги выгрузка XML

 

Формирование шаблонов протоколов заседаний комиссий по закупкам

Формирование шаблонов протоколов заседаний комиссий по закупкам с возможностью их взаимосвязи с приказами № 1,2 Закзачика и документацией о закупках

Начало работ по прохождению конкурсных процедур – заполнение данных в приказ об организации и проведении конкурсов на право заключения государственных контрактов.

Общий функционал

  • Автоматизированная подготовка по шаблонам документов
  • Приказы о назначении
  • Комплект конкурсной документации
  • Утверждение конкурсной документации
  • Формирование лотов
  • Публикация конкурсной документации на сайте Министерства
  • Сбор заявок Потенциальных Исполнители закупок.
  • Фиксация заявок
  • Обеспечение процедуры «вскрытия конвертов». В назначенную «Дату вскрытия конвертов» секретарь конкурсной комиссии (комиссия назначена на этапе утверждения приказа о конкурсе) вносит дополнительные данные по представленным Исполнителями документам.
  • Регистрация результатов работы комиссии по выбору победителя
  • Автоматизированное формирование документов:
  • «Протокол вскрытия конвертов»
  • «Протокол оценки участников».

Формирование шаблонов документов о закупках

Внедрение компонентов сопровождения деятельности по планированию, обеспечению и мониторингу программ сопровождается подготовкой, согласованием, утверждением большого числа различных рабочих, финансовых и отчетных документов.

Основной особенностью информационных систем на базе инструментального комплекса Комдив является создание комплектов шаблонов документов , используемых пользователями  в ходе выполнении рабочих процессов.
В ходе создания заказных систем сформированы шаблоны документов о закупках.

Шаблоны созданы отдельно для каждого вида закупок и отдельно для работ, услуг, поставки товаров, а также для субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций.

 Формирование и заполнение шаблона конкурсной документации в формате MS Word

Формирование и заполнение шаблона конкурсной документации, выгруженной из ИАС «ИНКОР» в формате MS Word.
Функциональность разработки шаблонов может быть проиллюстрирована на примере комплекта документов для сопровождения госпрограмм. из базы данных формируются документы с автоматизированным заполнением типовых полей. Для выгрузки данных и использования сведений в документах и разрабатываются соответствующие шаблоны. Как правило рабочий документ, для которого создается шаблон делится на части, они последовательно разрабатываются при его создании. Например в конкурсной документации выделяются следующие шаги и разделы документов:

  • Выгрузка шаблона КД с настройками формата выгрузки
  • Заполнение шаблона
  • Заполнение областей титульного листа и содержания.
  • Заполнение областей Раздела I. Инструкция участникам размещения заказа
  • Заполнение областей Раздела II. Информационная карта конкурса
  • Наименование заказчика, контактная информация
  • Место, условия и сроки (периоды) выполнения работ
  • Начальная (максимальная) цена государственного контракта (цена лота)
  • Источник финансирования. Форма оплаты, сроки и порядок оплаты.
  • Обязательные требования к участникам размещения заказа
  • Преимущества
  • Дата начала и дата окончания срока предоставления разъяснений положений конкурсной документации
  • Требования по составу документов, входящих в состав заявки на участие в конкурсе
  • Требования к описанию выполняемых работ (количественных и качественных характеристик)
  • Дата и время начала и окончания срока подачи заявок на участие в конкурсе
  • Порядок и место подачи заявок на участие в конкурсе (адрес)
  • Размер обеспечения заявок на участие в конкурсе и Реквизиты для перечисления обеспечения заявок на участие в конкурсеи
  • Дата и время вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к заявкам на участие в конкурсе, поданным в форме электронных документов
  • Критерии оценки заявок на участие в конкурсе
  • Содержание, значимость критериев, порядок оценки заявок на участие в конкурсе
  • Размер обеспечения исполнения государственного контракта
  • Размер обеспечения исполнения государственного контракта

При подготовке и создании шаблонов  применяются различные приемы

Выделение цветом в шаблоне КД областей

Выгруженный из системы шаблон документа из пакета конкурсной документации имеет две области.

— Область в квадратных скобках, выделенная цветом – область, разрешенная для внесения изменений.
— Область не выделенная цветом — не подлежит изменению – защищенная от внесения изменений.

Дальнейшая обработка достаточно кропотливый процесс, по внесению в типовой текст содержательных особенностей конкретного конкурса. Однако предложенный подход направлен на то, чтобы исключить возможность нарушения ФИНАНСОВЫХ и ПЛАНОВЫХ показателей работ. И подход с этой задачей справляется.

На рисунке приведен фрагмент инструкции информационного администратора, для итогового редактирования шаблона рабочего документа, генерируемого на основании данных , взятых из базы.

Работа с шаблонами рабочих документов

Фрагмент инструкции по настройке шаблонов документов для рабочих процессов, использующих данные из системы

Формирование приказов об организации и проведении конкурсов на право заключения государственных контрактов

В обычной практике формирование  документов из комплектов обеспечивающих проведение конкурсной процедур осуществляется с использованием средств систем электронного документооборота. Этот подход работает.

Однако, исключение возможных ошибок, запрет проведения  правок в финансовой и плановой информации без актуализации сведений в базе данных возможен только при использовании варианта генерации соответствующих разделов документов с использованием зон, в которых редактирование запрещено.

Так при подготовке приказе  об организации и проведении конкурсов на право заключения государственных контрактов такими точками проверок , защищенными полями ( разделами ) являются

  • Проверка наличия Приказа №1 в базе данных ИНКОР об утверждении темы мероприятия в перечне года проведения конкурса
  • Проверка наличия темы мероприятия Форма создания и редактирования нового Приказа
  • Генерация формы создания и редактирования нового Приказа.
  • Конкурсы по приказам
  • Пункты приказа
  • Порядок работы комиссии
  • Состав комиссии
  • Основная форма нового Приказа
  • Заполнение формы
    • год проведения конкурса, который ставится текущим годом по умолчанию и при необходимости корректировки выбирается из выпадающего списка
    • тип размещение заказа, который по умолчанию ставится «Открытый конкурс» и при необходимости корректировки выбирается из списка
    • статус состояния приказа «Проект».
    • программа ФЦП, которая выбирается из списка
    • подпрограмма ФЦП, которая выбирается из списка
    • вид расходов, который выбирается из списка
    • департамент, формирующий Приказ, который выбирается из списка
    • сведения о принадлежности конкурса к субъектам малого предпринимательства.
      — представитель заказчика, который выбирается из списка
    • ФИО должностного лица, которое будет подписывать приказ и выбирается из списка.
  • Генерация отчета
  • Формирование конкурсной комиссии

Формирование отчета «Сведения об определении поставщиков для обеспечения государственных нужд…»

В организациях при мониторинге данные о поставщиках могут использоваться отчеты. дающие представления о поставщиках, закупках. Подготовка отчетных материалов на основе первичных данных из базы  дает возможность получать для принятия решений объективную информацию.

_Fc00020-020 Форма отчета о поставщиках и закупках

«Сведения об определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для обеспечения государственных нужд за январь — _____ 201_ года»

В библиотеку информационных объектов,процедур и форм включен вариант такого отчета, и есть инструменты настройки для учета специфики деятельности других Заказчиков.

Форма ввода данных "Сведения о закупках"

Форма ввода данных «Сведения о закупках»

При работе с отчетами ответственный исполнитель выполняет стандартные шаги для получения данных и формирования отчета

  • Выбор в панели инструментов кнопки «Просмотр в виде перекрестной таблицы для анализа»
  • Создание новой
  • Применение сохраненной перекрестной аналитической таблицы
  • Настройка группировок, фильтров, сортировок для выполнения оценок и анализа данных .